Deg-degan dapat email interview, Cetz? Biar nggak asal balas, yuk pelajari cara membalas email konfirmasi interview dalam bahasa Inggris yang sopan dan sesuai etika profesional. Cetta bakal bantu kamu dengan panduan lengkap beserta contoh email yang bisa langsung dipakai!
Cara kamu membalas email interview bisa jadi first impression penting bagi HRD. Kalau kalimatnya jelas, rapi, dan menggunakan bahasa yang tepat, peluangmu untuk lanjut ke tahap berikutnya pun makin besar.
Kalau kamu juga pengin memperdalam kemampuan menulis email profesional, boleh banget baca artikel ini: Kirim Email Formal Bahasa Inggris Kayak Pro! Tips dan Contohnya.
Dan jangan lupa, gabung di Cetta Virtual Society, komunitas belajar bareng yang bakal bantu kamu upgrade skill bahasa Inggris sambil networking seru bareng teman-teman sefrekuensi!
Kenapa Penting Membalas Email Interview dengan Benar
Banyak orang menganggap membalas email interview itu hal sepele, padahal, justru di sinilah kesan pertama kamu terhadap perusahaan dimulai.
Balasan email yang sopan, jelas, dan profesional bisa jadi cerminan karakter kamu sebagai calon karyawan. HRD biasanya memperhatikan bagaimana kamu menulis, memilih kata, hingga ketepatan waktu dalam membalas. Dari situ, mereka bisa menilai apakah kamu komunikatif, teliti, dan menghargai proses rekrutmen atau tidak.
Sebaliknya, kalau kamu asal balas atau bahkan lupa mengonfirmasi kehadiran, HRD bisa menganggap kamu kurang serius melamar. Sayang banget, kan, kalau kesempatan wawancara hilang hanya karena satu email yang kurang rapi?
Dengan menulis email konfirmasi interview dalam bahasa Inggris yang baik, kamu bukan cuma terlihat profesional, tapi juga menunjukkan rasa hormat dan kesiapan menghadapi proses seleksi kerja.
Jadi, jangan anggap enteng ya, membalas email interview dengan benar bisa jadi langkah kecil yang menentukan masa depan kariermu!
Tips dan Cara Membalas Email Konfirmasi Interview dalam Bahasa Inggris
Sekarang, kita masuk ke bagian paling penting: gimana sih cara menulis balasan email konfirmasi interview yang sopan dan bikin HRD terkesan?
Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti.
1. Gunakan Subject yang Jelas dan Spesifik
Subject atau subjek email adalah hal pertama yang dilihat HRD. Pastikan kamu menulisnya singkat tapi informatif, supaya penerima langsung tahu tujuan emailmu.
Contoh:
Subject: Confirmation of Interview Schedule for [Position Name]
Kalimat ini sederhana tapi langsung menunjukkan konteks dan posisi yang kamu lamar.
2. Mulai dengan Salam yang Sopan
Selalu buka email dengan salam profesional. Ini menunjukkan rasa hormat dan sopan santun dalam komunikasi formal.
Contoh:
Dear [Interviewer’s Name],
atau
Hello [Interviewer’s Name],
Pastikan kamu menulis nama pewawancara dengan ejaan yang benar, ya!
3. Sampaikan Ucapan Terima Kasih
Tunjukkan apresiasimu karena sudah diberi kesempatan interview. HRD akan senang kalau kamu menulis dengan nada positif dan sopan.
Contoh:
I appreciate the opportunity to interview for the [Position Name] role at [Company Name].
Selain terdengar profesional, ucapan seperti ini menunjukkan kamu menghargai waktu dan perhatian mereka.
4. Konfirmasi Kehadiran dengan Jelas
Bagian ini penting banget! Kamu perlu memastikan tanggal dan waktu wawancara dengan tegas supaya tidak ada miskomunikasi.
Contoh:
I am writing to confirm my attendance for the interview scheduled on [Date] at [Time] at [Location].
Kalau HRD memberi beberapa opsi waktu, pilih salah satu dan tuliskan secara jelas. Hindari menjawab terlalu umum seperti “Any time works for me” karena bisa terkesan kurang tegas.
5. Tanyakan Dokumen atau Persyaratan Tambahan
Sebelum hari wawancara, pastikan kamu tahu apakah ada dokumen yang perlu dibawa seperti CV, portofolio, atau biodata pribadi.
Contoh:
Please let me know if there are any additional documents or information required prior to the interview.
Kalimat ini menunjukkan kesiapan dan perhatian terhadap detail. Kalau kamu belum punya format biodata yang rapi dan profesional, kamu bisa lihat panduannya di artikel berikut: Contoh Biodata dalam Bahasa Inggris untuk Pemula
6. Tutup dengan Kalimat yang Hangat dan Sopan
Akhiri email dengan ucapan terima kasih dan semangat positif. Ini akan meninggalkan kesan baik bagi HRD.
Contoh:
Thank you for considering my application. I look forward to meeting you and discussing more about the opportunity.
Kamu juga bisa tambahkan kalimat penutup seperti “Best regards” atau “Sincerely” diikuti nama lengkapmu.
Nah, setelah tahu struktur dan contoh tiap bagiannya, sekarang saatnya kamu lihat contoh lengkap email konfirmasi interview dalam bahasa Inggris dan terjemahannya biar lebih mudah mempraktikkan.
Contoh Email Konfirmasi Interview Bahasa Inggris dan Terjemahannya
Sudah tahu strukturnya, sekarang mari lihat contoh email konfirmasi interview yang bisa langsung kamu tiru. Format ini bisa kamu gunakan saat membalas email panggilan interview dari HRD dalam bahasa Inggris, baik untuk posisi internship, full-time, maupun part-time.
Contoh Email Konfirmasi Interview Versi Bahasa Inggris
Subject: Confirmation of Interview Schedule for [Position Name]
Dear [Interviewer’s Name],
I hope this email finds you well.
I wanted to express my gratitude for extending the opportunity to interview for the [Position Name] role at [Company Name].
I am excited about the prospect of potentially joining your team.
I am writing to confirm my attendance for the interview scheduled on [Date] at [Time] at [Location].
I appreciate your flexibility in accommodating my schedule.
Please rest assured that I will arrive punctually and adequately prepared for our discussion. Should there be any additional documents or information required prior to the interview, please do not hesitate to let me know.
Once again, thank you for considering my application.
I eagerly look forward to meeting you and the rest of the team and discussing how I can contribute to the success of [Company Name].
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Number – optional]
Terjemahan Bahasa Indonesia
Subjek: Konfirmasi Jadwal Wawancara untuk [Nama Posisi]
Halo [Nama Pewawancara],
Saya harap email ini menemukan Anda dalam keadaan baik.
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti wawancara posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Saya sangat antusias dengan kesempatan untuk bisa bergabung dengan tim Anda.
Saya menulis email ini untuk mengonfirmasi kehadiran saya pada wawancara yang dijadwalkan pada [Tanggal] pukul [Waktu] di [Lokasi].
Saya menghargai fleksibilitas Anda dalam menyesuaikan jadwal saya.
Saya akan datang tepat waktu dan mempersiapkan diri dengan baik untuk diskusi nanti.
Apabila ada dokumen tambahan atau informasi lain yang perlu saya bawa, mohon untuk memberitahukan saya sebelumnya.
Sekali lagi, terima kasih atas pertimbangan terhadap lamaran saya.
Saya menantikan kesempatan untuk bertemu dengan Anda dan tim, serta berdiskusi tentang bagaimana saya bisa berkontribusi pada kesuksesan [Nama Perusahaan].
Salam hangat,
[Nama Lengkap Kamu]
[Nomor Kontak – opsional]
Tips tambahan dari Cetta: Kalau kamu sudah mengonfirmasi jadwal wawancara, jangan lupa juga persiapkan dirimu untuk pertanyaannya! Cek artikel ini supaya kamu lebih siap menghadapi HRD nanti: Tips Interview dalam Bahasa Inggris dan Contoh Pertanyaannya.
Kesalahan Umum Saat Membalas Email Interview
Walau terlihat sepele, banyak orang justru gagal menciptakan kesan profesional karena melakukan kesalahan kecil saat membalas email konfirmasi interview. Berikut beberapa yang paling sering terjadi:
1. Lupa Menulis Subject Email
Subject sering diabaikan padahal ini bagian pertama yang dilihat HR.
Contoh subject yang salah: “Interview” saja, terlalu umum dan tidak jelas.
Contoh yang benar: “Confirmation of Interview – [Your Name]” atau “Re: Interview Schedule with ABC Company”.
2. Mengirim Balasan Terlalu Singkat
Balasan seperti “Ok, noted” atau “Yes, I’ll come” terkesan tidak sopan dalam konteks profesional.
Sebaiknya, tulis email dengan struktur lengkap: ucapkan terima kasih, konfirmasi waktu, dan tambahkan penutup sopan seperti “Looking forward to meeting you”.
3. Tidak Memastikan Tanggal dan Waktu
Beberapa pelamar langsung menjawab tanpa mengecek ulang detail jadwal. Pastikan kamu menuliskan ulang tanggal dan waktu interview agar tidak terjadi miskomunikasi. Misalnya:
“I confirm that I will attend the interview on Wednesday, October 9th, at 10:00 a.m.”
4. Menggunakan Email Tidak Profesional
Hindari alamat email seperti cutegirl23@gmail.com atau bangmarioxoxo@yahoo.com. Gunakan format yang profesional: [nama depan][nama belakang]@gmail.com.
5. Tidak Mengecek Grammar dan Ejaan
Kesalahan kecil seperti “tank you” atau “I’m look forward” bisa menurunkan kredibilitasmu. Coba baca ulang email sebelum dikirim, atau gunakan grammar checker seperti Grammarly.
Template Email Siap Pakai (Copy-Paste Friendly)
Supaya kamu nggak bingung harus nulis dari mana, berikut beberapa template email konfirmasi interview yang bisa kamu salin dan sesuaikan. Format ini cocok untuk berbagai situasi, baik untuk perusahaan lokal maupun internasional.
1. Template Formal (Untuk HRD Perusahaan Besar)
Subject: Confirmation of Interview – [Your Full Name]
Body:
Dear [Mr./Ms. Last Name],
Thank you for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name].
I would like to confirm my attendance for the interview scheduled on [Day, Date] at [Time].
Please let me know if there are any documents or additional details I should prepare beforehand.
Looking forward to speaking with you.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
2. Template Semi-Formal (Untuk Start-up atau Perusahaan Kreatif)
Subject: Confirming Interview Schedule – [Your Name]
Body:
Hi [First Name],
Thanks for inviting me to the interview for the [Job Title] position.
I confirm that I’ll attend the interview on [Day, Date] at [Time].
Please let me know if there’s anything I should bring along.
See you soon!
Best,
[Your Name]
3. Template untuk Interview Kampus atau Magang
Subject: Interview Confirmation – [Your Name]
Body:
Dear [Admissions Officer / Internship Coordinator],
Thank you for inviting me to the interview for the [Program Name / Internship Position].
I would like to confirm my participation on [Day, Date] at [Time].
Please let me know if I need to prepare any specific materials.
Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]
4. Template Jika Interview Dilakukan Online (via Zoom atau Google Meet)
Subject: Online Interview Confirmation – [Your Name]
Body:
Dear [Mr./Ms. Last Name],
Thank you for scheduling an online interview with me for the [Job Title] position.
I confirm my availability on [Day, Date] at [Time].
Please share the meeting link or access details at your convenience.
Best regards,
[Your Name]
Tips Cetta: Sebelum mengirim, baca kembali isi email-mu. Pastikan nama HR, jabatan, waktu, dan tanggal sudah benar. Ini hal kecil yang sangat dihargai oleh rekruter profesional!
Siap Hadapi Interview?
Sekarang kamu sudah tahu cara membalas email konfirmasi interview dalam bahasa Inggris yang sopan, profesional, dan berkesan. Ingat, kesan pertama itu penting, bahkan bisa dimulai dari satu email singkat yang ditulis dengan baik.
Jadi, sebelum klik “Send”, pastikan:
- Sudah menulis subject yang jelas.
- Isi email rapi dan mudah dibaca.
- Grammar dan ejaan sudah kamu cek ulang.
Kalau kamu ingin lebih percaya diri berbicara dalam bahasa Inggris, yuk gabung ke kelas Rigel intensif, tempat kamu bisa ngobrol, belajar, dan latihan bahasa Inggris bareng teman-teman sefrekuensi!
Dan kalau kamu butuh panduan lebih lanjut soal belajar bahasa Inggris, kamu bisa langsung chat tim Cetta lewat WhatsApp biar kami bantu arahkan kelas terbaik buatmu!
