CETTA – Sering kirim email formal dalam bahasa Inggris tapi masih suka gugup?
Jangan khawatir! Kami punya panduan lengkap, mulai dari cara menyusun kalimat yang tepat sampai contoh email untuk berbagai keperluan.
Tingkatkan kemampuanmu dan buat email formal yang mengesankan!
Yuk simak artikelnya sampai selesai.
Email Formal Bahasa Inggris? Apa Bedanya Email Formal dan Non Formal?
Sebelum kamu mengetahui cara yang benar untuk menulis email formal dalam bahasa Inggris dan melihat contohnya, kamu harus terlebih dahulu mengetahui perbedaan email formal dan non formal.
Pengetahuan tentang perbedaan ini agar kamu tidak membuat email yang setengah formal dan setengah lagi non formal, alias tidak bercampur aduk bahasa yang digunakan.
Lalu, apa perbedaan keduanya?
Email Formal
Email formal adalah jenis email yang biasanya digunakan dalam konteks profesional atau resmi.
Kemudian, email formal biasanya ditulis dengan format yang terstruktur, menggunakan bahasa yang sopan dan santun, serta mengikuti aturan tata bahasa yang benar.
Konten atau isi di dalam email formal biasanya terkait dengan bisnis, pekerjaan, atau komunikasi resmi lainnya antara individu atau organisasi.
Beberapa ciri khas dari email formal meliputi penggunaan sapaan yang sopan seperti “Dear [Nama]”, penggunaan kata-kata yang sesuai dengan situasi dan konteks, serta penutup yang formal seperti “Sincerely” atau “Regards” diikuti dengan nama pengirim.
Bahkan tanda tangan juga seringkali ada di bagian penutup email formal.
Contoh email formal antara lain sebagai berikut:
- Email penawaran produk
- Email penawaran kerja sama
- Email penawaran kepada perusahaan
- Email penawaran harga,
- dan lain sebagainya
Email Informal
Sementara itu, email non formal adalah jenis email yang lebih santai dan informal dalam gaya penulisan dan formatnya.
Email non formal sering digunakan dalam konteks personal atau komunikasi antara teman, keluarga, atau rekan kerja yang sudah akrab.
Dalam email non formal, penggunaan bahasa cenderung lebih santai, lebih banyak menggunakan singkatan (tergantung pada konteks dan hubungan antara pengirim dan penerima).
Selain itu email non formal lebih sedikit memperhatikan aturan tata bahasa formal.
Email non formal seringkali memiliki konten yang lebih santai dan dapat mencakup topik-topik pribadi, humor, atau percakapan sehari-hari.
Apa Saja Struktur Email Formal Bahasa Inggris yang Harus Ada?
Dalam menulis email formal, ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan.
Berikut ini adalah struktur yang benar dalam menulis email formal.
1. Subjek
Hal pertama yang harus ada di dalam email formal adalah subjek. Penulisan subjek juga harus teliti, agar lebih mudah dibaca oleh penerima email.
Subjek email harus berisi tujuan dari pesan yang kamu kirim, misalnya untuk melamar pekerjaan.
Kamu bisa mengisi subjek dengan format nama, keperluanmu (melamar pekerjaan), posisi yang dilamar.
Dengan begitu email kamu akan lebih mudah dibaca oleh si penerima.
2. Body Email
Setelah mengisi subjek dengan benar, kamu juga harus mengisi body email dengan cara berikut ini.
Pembuka (Introduction)
Salam pembuka adalah bagian pertama dari email formal bahasa Inggris dan digunakan untuk memulai komunikasi dengan penerima email.
Biasanya salam pembuka mencakup sapaan yang sopan dan nama penerima.
Contoh sapaan yang umum adalah “Dear [Nama Penerima],” atau “Hello [Nama Penerima],”.
Jika kamu tidak yakin dengan gelar atau nama yang tepat, kamu bisa menggunakan “Dear Sir/Madam,” atau “To Whom It May Concern,”.
Penting untuk memilih sapaan yang sesuai dengan situasi dan hubungan kamu dengan penerima email.
Isi (Content)
Isi pesan adalah bagian inti dari email formal di mana kamu menyampaikan informasi, permintaan, atau pertanyaan.
Kemudian, isi pesan harus ditulis dengan jelas dan terstruktur, gunakan paragraf yang terpisah untuk setiap ide atau topik utama, dan pastikan untuk menyusunnya dengan logis.
Jaga kalimat yang kamu gunakan agar tetap jelas, singkat, dan langsung ke tujuan.
Tips dalam menulis isi email lainnya yaitu hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau informal.
Karena itu akan membuat penerima pesan enggan untuk membalas email yang kamu kirim
Penutup (Conclusion)
Penutup email formal adalah bagian terakhir dari email di mana kamu menyelesaikan pesan dan menunjukkan kesopanan.
Biasanya penutup email terdiri dari kata-kata penutup yang sopan seperti “Sincerely,” “Regards,” atau “Yours faithfully,” diikuti dengan nama lengkapmu.
Jika kamu mengirim email atas nama perusahaan atau organisasi, kamu juga dapat menyertakan tanda tangan perusahaan atau jabatan yang kamu duduki.
Pastikan untuk memilih kata-kata penutup yang sesuai dengan konteks dan hubungan kamu dengan penerima email.
Contoh Email Penawaran Kerja Sama Perusahaan Formal dalam Bahasa Inggris dan Terjemahannya
Contoh Email Penawaran Kerja Sama Perusahaan dalam Bahasa Inggris
Subject: Proposal for Potential Collaboration
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name] and I am writing to you on behalf of [Your Company]. We are reaching out to explore potential collaboration opportunities between our companies.
[Your Company] specializes in [brief description of your company’s expertise or services]. We have been following the progress of [Recipient’s Company] and are impressed by your recent achievements in [mention relevant achievements or projects]. We believe that there may be synergies between our organizations that could lead to mutually beneficial outcomes.
We would like to propose a meeting to further discuss how we can collaborate effectively. During this meeting, we can explore potential areas of partnership, discuss shared goals, and determine the best way to move forward.
Please let us know a convenient time for you to meet, either in person or virtually. We are flexible and willing to accommodate your schedule.
Thank you for considering this proposal. We look forward to the opportunity to discuss potential collaboration with you.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
Terjemahan Contoh Email Penawaran Kerjasama Perusahaan
Subjek: Proposal untuk Kerjasama Potensial
Hormat Kami,
Saya berharap email ini sampai kepada Anda saat Anda dalam keadaan baik. Nama saya [Nama Kamu] dan saya menulis kepada Anda atas nama [Nama Perusahaan Kamu]. Kami ingin menjajaki kemungkinan kerjasama antara perusahaan kami.
[Perusahaan Kamu] mengkhususkan diri dalam [deskripsi singkat tentang keahlian atau layanan perusahaan Kamu]. Kami telah mengikuti perkembangan [Nama Perusahaan Penerima] dan terkesan dengan pencapaian terbaru Anda dalam [sebutkan pencapaian atau proyek yang relevan]. Kami percaya bahwa ada sinergi antara organisasi kami yang dapat menghasilkan hasil yang saling menguntungkan.
Kami ingin mengusulkan pertemuan untuk lebih mendiskusikan bagaimana kita dapat bekerja sama secara efektif. Selama pertemuan ini, kita dapat mengeksplorasi area kerjasama yang potensial, membahas tujuan bersama, dan menentukan cara terbaik untuk melangkah ke depan.
Harap beritahu kami waktu yang nyaman bagi Anda untuk bertemu, baik secara langsung maupun virtual. Kami fleksibel dan bersedia menyesuaikan jadwal Anda.
Terima kasih atas pertimbangan proposal ini. Kami berharap untuk kesempatan untuk membahas kerjasama potensial dengan Anda.
Hormat kami,
[Nama Kamu]
[Jabatan Kamu]
[Perusahaan Kamu]
Nah, itulah perbedaan antara email formal dan non formal dalam bahasa Inggris. Dengan contoh di atas semoga bisa menambah pengetahuan kamu dalam menulis email formal dalam bahasa Inggris.
Jadi, kamu gak perlu gugup lagi kalau mau kirim email formal ke seseorang maupun ke instansi lainnya.
Semoga bermanfaat, ya.
