Artikel ini membahas panduan lengkap cara menulis inquiry letter bahasa Inggris yang efektif dan profesional. Dimulai dari pengertian, jenis-jenis inquiry letter, cara membuat dengan 7 langkah mudah, hingga contoh template siap pakai beserta terjemahannya. Di akhir, kamu akan mendapatkan rekomendasi kelas untuk meningkatkan kemampuan Business English-mu.
Mengapa Inquiry Letter Penting dalam Dunia Bisnis?
Bayangkan kamu ingin menjalin kerja sama bisnis dengan supplier luar negeri, tapi bingung bagaimana cara meminta informasi produk secara profesional. Atau mungkin kamu perlu menanyakan harga dan ketersediaan stok, tapi khawatir email yang kamu kirim terkesan tidak kredibel.
Masalah ini sering dialami banyak profesional muda maupun pengusaha pemula. Inquiry letter yang ditulis asal-asalan bisa membuat peluang bisnis hilang begitu saja. Receiver bahkan bisa mengabaikan suratmu jika formatnya tidak sesuai standar bisnis internasional.
Tenang saja! Sekarang kamu akan mengetahui cara terbaik menulis inquiry letter agar mendapat respons cepat dari calon partner bisnis tanpa perlu pusing memikirkan format dan pilihan katanya.
Apa Itu Inquiry Letter dalam Bahasa Inggris?
Inquiry letter adalah surat permintaan informasi resmi yang digunakan dalam komunikasi bisnis untuk meminta keterangan, klarifikasi, atau detail mengenai produk, layanan, atau hal lain yang berkaitan dengan transaksi bisnis.
Dalam bahasa Indonesia, inquiry letter disebut juga sebagai “surat permintaan” atau “surat pertanyaan bisnis”. Surat ini menjadi tahap awal yang krusial dalam membangun relasi bisnis profesional.
Tujuan utama inquiry letter adalah mendapatkan informasi yang dibutuhkan sebelum mengambil keputusan bisnis, seperti:
- Meminta katalog produk
- Menanyakan daftar harga (price list)
- Mengecek ketersediaan stok
- Meminta informasi metode pembayaran dan pengiriman
- Mengklarifikasi spesifikasi teknis produk
- Menanyakan syarat dan ketentuan pembelian
Jenis-Jenis Inquiry Letter
Sebelum menulis, kamu perlu memahami bahwa inquiry letter terbagi menjadi dua jenis berdasarkan konteks penggunaannya:
1. First Inquiry Letter
First inquiry adalah jenis surat yang pertama kali dikirim kepada supplier atau perusahaan baru. Biasanya digunakan ketika kamu baru mengenal calon partner bisnis dan belum pernah melakukan transaksi sebelumnya. Dalam surat ini, kamu perlu memperkenalkan diri atau perusahaanmu dengan lebih detail untuk membangun kredibilitas.
2. Routine Inquiry Letter
Routine inquiry digunakan untuk permintaan yang dilakukan secara berulang atau rutin kepada supplier yang sudah dikenal. Karena sudah ada relasi bisnis sebelumnya, format suratnya bisa lebih ringkas dan langsung pada intinya. Jenis ini cocok untuk pemesanan berkala atau update informasi produk.
Cara Membuat Inquiry Letter dalam Bahasa Inggris: 7 Langkah Praktis
Berikut adalah panduan step-by-step untuk membuat inquiry letter yang efektif:
1. Tentukan Apa yang Akan Kamu Tanyakan
Sebelum menulis surat, pastikan dulu kamu sudah menentukan informasi spesifik apa yang ingin kamu dapatkan. Apakah tentang harga, varian produk, stok, metode pembayaran, atau waktu pengiriman?
Buatlah daftar pertanyaan yang konkret dan relevan. Semakin jelas tujuanmu, semakin mudah menulis suratnya dan semakin besar kemungkinan mendapat respons yang memuaskan.
Contoh pertanyaan spesifik:
- Berapa harga per unit untuk pembelian minimal 100 pcs?
- Apakah ada diskon untuk pembelian bulk order?
- Berapa lama waktu pengiriman ke Indonesia?
2. Buatlah Salam Pembuka yang Ramah dan Profesional
Mulailah surat dengan salam pembuka yang sesuai konteks bisnis. Jika kamu mengetahui nama penerima, gunakan “Dear Mr./Ms. [Nama]”. Jika tidak tahu nama spesifik, kamu bisa menulis jabatan atau divisinya seperti “Dear Sales Manager” atau “Dear Customer Service Team”.
Hindari salam yang terlalu kasual seperti “Hi” atau “Hello” untuk first inquiry dengan perusahaan yang belum dikenal. Pertahankan tone profesional namun tetap ramah.
3. Kenalkan Diri dan Tujuanmu dengan Jelas
Perkenalkan diri secara singkat: siapa kamu, dari perusahaan mana, dan apa bidang bisnismu. Kemudian sampaikan tujuan suratmu dengan langsung pada intinya, tidak bertele-tele.
Contoh kalimat pembuka: “I am [nama], [jabatan] at [nama perusahaan]. We specialize in [bidang bisnis]. I am writing to inquire about [produk/layanan yang ingin ditanyakan] offered by your company.”
Bagian ini penting untuk membangun kredibilitas dan membuat penerima surat memahami konteks permintaanmu.
4. Berikan Alasan yang Jelas dan Menarik
Jelaskan mengapa kamu tertarik dengan produk atau layanan mereka. Ini menunjukkan bahwa kamu serius dan telah melakukan riset sebelumnya.
Kamu bisa menyebutkan dari mana kamu mengetahui produk mereka (iklan, rekomendasi, pameran, website, dll.) dan apa yang membuatmu tertarik.
Contoh: “I recently came across your product showcase at the [nama event] and was impressed by the quality of your [nama produk]. We believe your products would be a great addition to our inventory.”
5. Ajukan Pertanyaan yang Spesifik dan Terstruktur
Ini adalah bagian inti dari inquiry letter. Tuliskan pertanyaan-pertanyaanmu dengan jelas dan terstruktur. Gunakan bullet points atau numbering untuk memudahkan pembaca.
Contoh format pertanyaan: “Could you please provide information regarding:
- The pricing for [specific product(s)]
- Minimum order quantities
- Available payment methods
- Estimated delivery time to Jakarta, Indonesia
- Any bulk order discounts or special offers”
Pertanyaan yang spesifik akan memudahkan penerima memberikan jawaban lengkap dan akurat.
6. Cantumkan Informasi Kontak yang Jelas
Sebelum menutup surat, pastikan kamu mencantumkan informasi kontak yang dapat dihubungi dengan mudah: nomor telepon, alamat email, bahkan alamat kantor jika diperlukan.
Pastikan semua kontak yang kamu berikan masih aktif dan bisa direspons dengan cepat. Ini menunjukkan profesionalisme dan mempermudah komunikasi lanjutan.
7. Tutup Surat dengan Terima Kasih dan Call to Action
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian penerima. Jangan lupa tekankan harapanmu untuk segera mendapat balasan.
Contoh penutup: “Thank you for your time and consideration. I look forward to your prompt response and hope to establish a mutually beneficial business relationship with your company.”
Kemudian tutup dengan “Sincerely,” atau “Best regards,” diikuti nama dan jabatanmu.
Struktur Format Inquiry Letter yang Benar
Format inquiry letter yang profesional mengikuti struktur standar business letter:
- Header: Nama dan alamat pengirim
- Date: Tanggal penulisan surat
- Recipient’s Address: Nama dan alamat penerima
- Salutation: Salam pembuka (Dear…)
- Opening Paragraph: Perkenalan dan tujuan
- Body Paragraph: Detail pertanyaan/permintaan
- Closing Paragraph: Ucapan terima kasih dan harapan
- Complimentary Close: Penutup (Sincerely, Best regards)
- Signature: Tanda tangan dan nama lengkap
Contoh Inquiry Letter dalam Bahasa Inggris dan Artinya
Berikut adalah template inquiry letter yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhanmu:
| Inquiry Letter in English | Terjemahan dalam Bahasa Indonesia |
|---|---|
| [Your Name][Your Position][Your Company Name][Your Address][City, State, Zip Code][Email Address][Phone Number][Date] | [Nama Kamu][Jabatan Kamu][Nama Perusahaan Kamu][Alamat Kamu][Kota, Provinsi, Kode Pos][Alamat Email][Nomor Telepon][Tanggal] |
| [Recipient’s Name][Recipient’s Title][Company’s Name][Company’s Address][City, State, Zip Code] | [Nama Penerima][Jabatan Penerima][Nama Perusahaan][Alamat Perusahaan][Kota, Provinsi, Kode Pos] |
| Dear [Recipient’s Name], | Kepada Yth. [Nama Penerima], |
| I hope this letter finds you well. My name is [Your Name], and I am the [Your Position] at [Your Company Name]. We specialize in [your business field] and have been operating successfully in the Indonesian market for [number] years. | Semoga surat ini menemukan Anda dalam keadaan baik. Nama saya [Nama Kamu], dan saya adalah [Jabatan Kamu] di [Nama Perusahaan Kamu]. Kami bergerak di bidang [bidang bisnis Anda] dan telah beroperasi dengan sukses di pasar Indonesia selama [jumlah] tahun. |
| I am writing to express our interest in the products offered by your company. We recently came across your company’s offerings through [source: advertisement/exhibition/recommendation] and are particularly interested in your [specific product or product range]. | Saya menulis surat ini untuk menyampaikan ketertarikan kami pada produk yang ditawarkan oleh perusahaan Anda. Baru-baru ini, kami mengetahui penawaran perusahaan Anda melalui [sumber: iklan/pameran/rekomendasi] dan sangat tertarik dengan [produk tertentu atau rangkaian produk]. |
| We are currently looking to expand our product inventory and believe that your products would align perfectly with our business objectives and customer demands. Therefore, we would appreciate it if you could provide us with detailed information regarding the following: | Saat ini kami sedang berupaya memperluas inventaris produk kami dan percaya bahwa produk Anda akan sangat sesuai dengan tujuan bisnis dan permintaan pelanggan kami. Oleh karena itu, kami akan sangat menghargai jika Anda dapat memberikan informasi detail mengenai hal-hal berikut: |
| – The pricing structure for [specific product(s)], including unit price and any volume-based discounts.- The current stock availability of these products.- Minimum order quantity requirements.- Available payment methods and terms.- Estimated delivery time to Jakarta, Indonesia.- Shipping costs and logistics arrangements.- Product warranties or guarantees offered. | – Struktur harga untuk [produk tertentu], termasuk harga per unit dan diskon berdasarkan volume pembelian.- Ketersediaan stok saat ini dari produk tersebut.- Persyaratan jumlah pesanan minimum.- Metode dan syarat pembayaran yang tersedia.- Estimasi waktu pengiriman ke Jakarta, Indonesia.- Biaya pengiriman dan pengaturan logistik.- Garansi atau jaminan produk yang ditawarkan. |
| Additionally, we would be grateful if you could include any relevant catalogs, brochures, or technical specifications that provide more detailed descriptions of your products. | Selain itu, kami akan sangat menghargai jika Anda dapat menyertakan katalog, brosur, atau spesifikasi teknis yang relevan yang menyediakan deskripsi lebih rinci tentang produk-produk Anda. |
| If possible, we would also appreciate information about any upcoming promotions or special offers that might be available for new business partners. | Jika memungkinkan, kami juga menghargai informasi tentang promosi atau penawaran khusus yang mungkin tersedia untuk mitra bisnis baru. |
| Please feel free to contact me at [your email] or [your phone number] should you need any further information from our side. | Jangan ragu untuk menghubungi saya di [email Anda] atau [nomor telepon Anda] jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut dari pihak kami. |
| Thank you very much for your time and assistance. We look forward to receiving your response at your earliest convenience and hope to establish a long-term, mutually beneficial business relationship with your esteemed company. | Terima kasih banyak atas waktu dan bantuan Anda. Kami menantikan respons Anda sesegera mungkin dan berharap dapat menjalin hubungan bisnis jangka panjang yang saling menguntungkan dengan perusahaan Anda yang terhormat. |
| Sincerely, | Hormat kami, |
| [Your Signature][Your Name][Your Position][Your Company Name] | [Tanda Tangan Anda][Nama Kamu][Jabatan Kamu][Nama Perusahaan Kamu] |
Tips Agar Inquiry Letter Kamu Mendapat Respons Cepat
- Gunakan Subject Line yang Jelas: Jika mengirim via email, buat subject yang spesifik seperti “Product Inquiry – [Nama Produk] for Indonesian Market”
- Profesional Tapi Tidak Kaku: Gunakan bahasa formal namun tetap bersahabat dan mudah dipahami
- Singkat dan Padat: Usahakan inquiry letter tidak lebih dari satu halaman
- Proofread Sebelum Kirim: Periksa grammar, spelling, dan format sebelum mengirim untuk menghindari kesan unprofessional
- Follow Up: Jika tidak ada respons dalam 1-2 minggu, kirim email follow-up yang sopan
- Lampirkan Company Profile: Untuk first inquiry, pertimbangkan melampirkan profil singkat perusahaanmu untuk meningkatkan kredibilitas
Selain inquiry letter, kamu juga perlu menguasai berbagai jenis surat bisnis lainnya. Kamu bisa mempelajari lebih lanjut tentang 7 contoh surat informal dalam bahasa Inggris untuk melengkapi pemahamanmu tentang berbagai gaya penulisan dalam bahasa Inggris.
Mau Jago Bahasa Inggris untuk Bisnis? Yuk Gabung Cetta!
Bagi kamu yang ingin mahir berkomunikasi dalam bahasa Inggris, terutama untuk keperluan bisnis dan profesional, Cetta Online Class siap membantumu. Kamu bisa mulai dari kelas Speaking Antares di Cetta English, kelas khusus pemula yang membantu kamu memahami grammar dasar dan melatih kemampuan berbicara dengan percaya diri.
Konsultasikan kelas yang paling cocok dengan kebutuhanmu bersama admin Cetta, dan gunakan kode BACACETTAUPDATES untuk mendapatkan diskon 10% saat mendaftar.
