4 Contoh Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris dan Struktur Penyusunnya

CETTA – Undangan resmi adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mengundang orang-orang ke suatu acara atau peristiwa penting secara formal.

Dalam bahasa Inggris, formal invitation atau formal invitation letter merupakan istilah yang sering digunakan untuk menyebut undangan resmi. Undangan resmi dapat digunakan untuk acara pernikahan, ulang tahun, pertemuan bisnis, atau acara resmi lainnya.

Sebuah undangan resmi harus memenuhi beberapa elemen penting agar terlihat profesional dan mengkomunikasikan informasi dengan jelas. Dalam undangan tersebut, terdapat beberapa bagian yang harus diperhatikan dengan seksama, seperti tanggal dan waktu, tempat, acara yang diadakan, serta informasi RSVP.

Tips Menulis Surat Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris

Menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris memerlukan perhatian khusus terhadap beberapa poin penting agar surat tersebut terlihat profesional dan efektif dalam menyampaikan informasi. Berikut ini adalah beberapa tips menulis surat undangan resmi dalam bahasa Inggris:

Heading (Pembuka Surat)

1. Tulis alamat pengirim di pojok kanan atas surat.
2. Di bawah alamat pengirim, tuliskan tanggal pengiriman surat.

Salutation (Salam Pembuka)

1. Gunakan salam yang sesuai dengan konteks dan keformalan acara, misalnya “Dear Mr./Ms.” diikuti dengan nama penerima undangan jika undangan ditujukan kepada individu.
2. Jika undangan ditujukan kepada sekelompok orang atau organisasi, gunakan salam seperti “Dear Sir/Madam” atau “To whom it may concern“.

Pendahuluan

1. Tuliskan tujuan surat dengan jelas dan ringkas.
2. Sampaikan nama acara, tanggal, waktu, dan lokasi dengan detail.
3. Jelaskan alasan mengapa penerima undangan diundang.

Isi Surat

1. Jelaskan agenda acara secara rinci. Misalnya, uraikan urutan kegiatan, topik pembicara, atau aktivitas yang akan dilakukan.
2. Berikan informasi tentang dress code atau tata tertib khusus yang perlu diikuti oleh para tamu.
3. Sertakan informasi kontak yang bisa dihubungi jika penerima undangan memiliki pertanyaan atau perlu konfirmasi kehadiran.
4. Jika ada persyaratan khusus, seperti RSVP (Répondez s’il vous plaît), sampaikan secara jelas dan berikan batas waktu untuk memberikan jawaban.

Penutup

1. Sampaikan apresiasi atas waktu dan perhatian penerima undangan.
2. Jika diperlukan, tawarkan informasi tambahan atau rujukan untuk mengakses lebih banyak detail tentang acara.
3. Gunakan kalimat penutup yang sopan, seperti “Sincerely”, diikuti dengan nama dan jabatan pengirim.

Lampiran

Jika diperlukan, sertakan lampiran seperti peta lokasi, agenda acara, atau informasi tambahan yang relevan.

Tanda Tangan

Setelah penutup, berikan ruang untuk tanda tangan dan tuliskan nama pengirim di bawahnya.

Contoh Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris

Berikut ini beberapa contoh undangan resmi dalam Bahasa Inggris, yaitu :

1.     Undangan Pernikahan

Dear [Name],

We cordially invite you to celebrate the joyous occasion of the wedding ceremony of [Bride’s Name] and [Groom’s Name]. The event is scheduled for [date] at [time] at [venue]. We would be honored by your presence on this special day.

Please RSVP by [date] to confirm your attendance. We are thrilled to have you join us for this memorable occasion.

Yours sincerely,

[Your Name]

2.     Undangan Rapat Bisnis

Dear [Name],

We are delighted to extend our invitation for you to participate in a business meeting on [date] at [time]. The meeting will be held at [venue]. The purpose of this meeting is to discuss [agenda topics] and explore potential collaboration opportunities.

We would highly appreciate your presence and valuable insights. Please confirm your availability by [date] so that we can make the necessary arrangements.

We eagerly anticipate your active participation in this significant meeting.

Best regards,

[Your Name]

3.     Undangan Konferensi

 Dear [Name],

We are delighted to extend an invitation to you for the upcoming [Conference Name]. The conference will be held on [date] at [venue]. It will bring together renowned speakers, industry experts, and thought leaders to share valuable insights on [conference theme].

We believe that your expertise and contributions would greatly enrich the discussions at the conference. We kindly request your confirmation of attendance by [date] and look forward to welcoming you at this prestigious event.

Sincerely,

[Your Name]

4.     Undangan Charity Gala

Dear [Name],

You are cordially invited to our annual Charity Gala in support of [Charity Name]. The event has been scheduled to occur on [date] at [venue]. Join us for an elegant evening filled with entertainment, inspiring speeches, and an auction to raise funds for our cause.

Your presence at this event would make a significant difference in our efforts to make a positive impact on the lives of those in need. We kindly request your response by [date] to secure your place.

Thank you for your support, and we look forward to your gracious presence at the Charity Gala.

Warm regards,

[Your Name]

Dalam artikel ini, telah dijelaskan tentang contoh undangan resmi dalam bahasa Inggris serta tips untuk menulis surat undangan resmi. Undangan resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi formal yang penting dalam mengundang orang-orang ke suatu acara.

Belajar Bahasa Inggris, Cetta Online Class!

Kamu mau belajar bahasa Inggris tapi tak punya banyak waktu karena padatnya kesibukan. Tenang aja! Cetta Online Class hadir untuk kamu yang senang untuk belajar secara fleksibel dan bisa dilakukan dimana saja. Ya, disini kamu bisa belajar bahasa Inggris secara online tanpa kamu harus datang ke tempat kursus secara langsung.

Spesialnya lagi, kamu akan dapat potongan 10% karena sudah membaca artikel ini hingga selesai. Untuk mengklaim potongan ini kamu harus memasukan kode BACACETTASUPDATES pada halaman checkout kelas yang akan kamu pilih!

Yuk, belajar bahasa Inggris sekarang juga bareng Cetta Online Class!